Datenschutzhinweis (Art. 13 DS-GVO)

Dieser Datenschutzhinweis soll Sie darüber informieren, zu welchen Zwecken wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten. Personenbezogene Daten sind dabei sämtliche Informationen, die sich auf Ihre Person beziehen.

1. Verantwortliche Stelle

1.1. Namen und Kontaktdaten Otsuka Pharma GmbH Europa-Allee 52 60327 Frankfurt Tel.: +49 (0)69 170086-0 datenschutzbeauftragter@otsuka.de  1.2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten Otsuka Pharma GmbH z. Hd. Datenschutzbeauftragter Europa-Allee 52 60327 Frankfurt Tel.: +49 (0)69 170086-0 datenschutzbeauftragter@otsuka.de

2. Zweck, Kategorien personenbezogener Daten, Rechtsgrundlage

2.1. Kategorien personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung Im Zusammenhang mit den untenstehenden Zwecken können folgende personenbezogene Daten erhoben werden:

• Name
• Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefon, Fax)
• Berufs- / Titelangaben
• Steuermerkmale
• Bankverbindungsdaten
• ggf. Angaben, ob Raucher oder Nichtraucher / Bahncard-Inhaber / Gesellschaftszugehörigkeit
• Protokolldaten (z.B. im Rahmen von Webzugriffen)
• Daten zu Besuchsaktivitäten durch Otsuka
• Daten, die Sie uns (freiwillig) selbst bereitstellen (Gesundheitsdaten, Verschreibung und persönliche Einstellung zu Medikamenten, Informationen im Zusammenhang mit der Behandlung mit unseren Produkten)

Die von Ihnen erhobenen Daten werden zu folgenden Zwecken verwendet:

• Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Maßnahmen zur konkreten Vertragserfüllung
• Maßnahmen zur Erfüllung der Finanzbuchhaltungsprozesse
• Organisation der Teilnahme an Fortbildungsveranstaltungen und der Übernahme der damit verbundenen Auslagen
• Zugriff auf firmeneigene (Informations-)Webseiten
• Zugriff auf firmenexterne (Informations-)Webseiten
• Kundenbeziehungsmanagement (CRM-System)
• Umsetzung des FSA-Transparenzkodex
• Abwicklung sicherheitsrelevanter Informationen und medizinischer Anfragen
• Abwicklung von Qualitätsbeanstandungen
• Interne Auswertung / Analyse / Planung
• Weitergabe an Dritte (Drittsysteme) zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
• Maßnahmen zur Erfüllung behördlicher Auflagen

2.2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben benannten Zwecken erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 a), b), c) und f) DS-GVO und somit nur insofern, als dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt ist, die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses erforderlich ist. 2.3. Sind Sie verpflichtet uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen? Das Bereitstellen Ihrer personenbezogenen Daten ist keine gesetzliche Verpflichtung. Dies bedeutet, Sie sind nicht verpflichtet, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Wir können jedoch z.B. eine Vertragsabschließung, eine Erstattung von Auslagen oder den Zugriff auf Inhalte unserer Webseiten nur gewährleisten, sofern Sie sich entscheiden sollten, uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. 2.4. Wird eine automatische Entscheidungsfindung durchgeführt? Es wird keine automatische Entscheidungsfindung, welche ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht, einschließlich Profiling, und eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise beeinträchtigt, durchgeführt. 2.5. Löschfristen Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur solange sie für die oben genannten Zwecke erforderlich sind. Die Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten richtet sich nach den geltenden handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten für Finanzdaten (10 Jahre) und für Geschäftsunterlagen (6 Jahre) sowie weiteren anwendbaren gesetzlich vorgesehen Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen. Sofern gesetzliche Vorgaben oder rechtliche Verpflichtungen dies vorschreiben, kann eine Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten über diesen Zeitraum hinaus erfolgen.

3. Übermittlung an Dritte

3.1.  Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten gegebenenfalls an folgende Kategorien von Empfängern

• Otsuka Pharmaceutical Europe Ltd. und andere Otsuka-Unternehmen
• Weitere Unternehmen, mit denen die Otsuka-Unternehmensgruppe gemeinschaftlich Produkte vermarktet
• Behörden
• Auftragsverarbeiter und Dienstleister
• Insbesondere Dritte, die in unserem Auftrag organisatorische Tätigkeiten im Rahmen von Fortbildungsveranstaltungen oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen übernehmen

3.2. Findet eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der europäischen Union statt? Ihre Daten können auch an Unternehmen der Otsuka-Gruppe in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (einschließlich USA und Japan) übertragen werden, wo sich die Datenschutzgesetze von denen in der EU unterscheiden. Mit Unternehmen der Otsuka-Gruppe, die sich in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums befinden und kein angemessenes Schutzniveau bieten, wurden vor der ersten Übermittlung personenbezogener Daten Standarddatenschutzklauseln vereinbart. Folglich ist sichergestellt, dass für sämtliche Verarbeitungen von personenbezogenen Daten geeignete Garantien, durchsetzbare Rechte und wirksame Rechtsbehelfe gewährleistet sind, die sich aus den Standarddatenschutzklauseln ergeben.

4.Ihre Rechte

Nach den Vorschriften der EU-DS-GVO haben Sie folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Löschung / Recht auf „Vergessenwerden“
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht gegen Direktmarketingmaßnahmen

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Um eines Ihrer oben aufgeführten Rechte geltend zu machen, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Bitte wenden Sie sich an die unter 1.1 aufgeführte Kontaktadresse. Darüber hinaus haben Sie das Recht sich bei der Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hessische Datenschutzbeauftragte.